Software gebruiken voor een effectieve vergadering: zo doe je dat

Je bent echt niet meteen een digibeet wanneer je software vooral ingewikkeld vindt. Het is best logisch dat je al lang blij bent als alle knopjes doen waar ze voor bedoeld zijn. Toch kan het best eens nuttig zijn om de wereld van software in te duiken. Sterker nog: software kan je helpen om een vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen. Met dit stappenplan loopt iedereen met een voldaan gevoel de vergaderzaal uit.

Software voor de logistiek

Een effectieve vergadering plannen begint natuurlijk bij de logistieke uitdagingen. De geluidstechniek moet kloppen, iedereen moet op het juiste tijdstip op de juiste locatie zijn, en het liefst wordt er ook nog voor de koffie en thee gezorgd. En hoe weet je zeker dat iedereen is uitgenodigd, en dus niemand over het hoofd is gezien? In de drukte van alledag kun je de meeste van deze vragen gewoon overlaten aan software. En wie zegt daar nu ‘nee’ tegen?

Plannen met software

Een handige software voor je vergaderingen betreft een planningsprogramma. Zo’n programma helpt je niet alleen om de vergadering in te plannen en iedereen uit te nodigen, maar kan ook tijdens de vergadering een fijne steun zijn. Smartsheet bijvoorbeeld. Daarin heb je alle informatie op één plek. Dat betekent dat je nooit meer hoeft te zoeken naar je documenten. Net als je collega’s, want met één druk op de knop maak je alle documenten inzichtelijk voor wie ze nodig heeft. 

Smartsheet is dus een dynamisch werkplatform, waarbij je locaties en afdelingen eenvoudig met elkaar verbindt, een planning creëert, en alles kan automatiseren. Ook zie je al je lopende en afgeronde projecten in een handig overzicht, zodat je tijdens de vergadering meteen de diepte in kan duiken. Je ziet namelijk precies wie nog wat hulp nodig heeft, en wie de tijd heeft om daarin te voorzien. Dat doe je dan via één portaal, wat je veel tijd, werk en kosten bespaart. Of je nu met z’n vijven of vijfhonderd bent; een planningsprogramma laat elk bedrijf op rolletjes lopen. 

Evaluatie

Is de vergadering weer achter de rug? Tijd om te evalueren! Vraag de deelnemers naar de tips en tops, zodat je daar de volgende keer rekening mee kunt houden. Dat kan je achteraf via de mail doen, maar de interactieve vergaderomgeving is natuurlijk veel makkelijker. Zo heb je meteen een overzicht, waar je voor de volgende vergadering je voordeel mee kan doen. Nog even, en vergaderen gaat leuk worden!